Consejos para escribir correos electrónicos presentables

Dilbert does email

En un post anterior hacía una reflexión sobre la importancia de escribir correos electrónicos decentes y presentables. Hoy, quisiera sugerir a quien quiera leerlos una serie de consejos dirigidos a mejorar el aspecto de nuestros correos–e.

  1. Usa párrafos de ancho fijo: Muchos clientes de correo, sobre todo webmails tienen áreas de texto de ancho limitado y suelen tratar las líneas que exceden su anchura de maneras dispares: bien cortan la línea en una nueva o bien las ocultan y hay que acceder a ellas moviendo la barra de desplazamiento. En cualquier caso, conviene evitar esto: porque facilita mucho la lectura y mantiene la estructura original del párrafo. En general es recomendable una anchura de 70 caracteres.
  2. Repasa la ortografía: Esto es muy importante. Un texto con faltas de ortografía da mala imagen del remitente, sobre todo si es un correo oficial. La mayoría de clientes incluye un corrector ortográfico. Aprende a usarlo.
  3. No uses HTML: salvo para cosas que no se puedan hacer en texto. No todos los clientes soportan HTML y, aunque lo soporte, no a todo el mundo le gusta leerlos en HTML. Además, el uso del HTML entraña una seria vulnerabilidad al spam y a otras agresiones.
  4. Usa correctamente las cabeceras: Existen más cabeceras además de la “Para:”. Aprende qué significan y para qué sirven las cabeceras “CC:” y “BCC:“.
  5. Usa correctamente el título del mensaje: El título ó asunto del correo es, probablemente lo más importante. Si el correo no es oficial o no va destinado a un conocido, puede ser la diferencia entre que tu mensaje sea leído o no. Un ‘asunto’ debe reflejar en una frase el contenido del mensaje para que el destinatario se haga rápidamente una idea del contenido y, al leerlo, puede hacerlo con más agilidad al conocer ya lo fundamental. Al contestar a un correo puede ser muy aceptable un asunto tal como “Asunto: Re: asunto anterior”, pero cuando la cosa llega a “Asunto: Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re: asunto anterior” hay que cortar porque (1) ya no se entiende nada del asunto y (2) me cuesta mucho pensar que el asunto siga siendo el mismo que el del primer mensaje. En mi opinión, un solo “Re:” es suficiente para todas las ulteriores respuestas.
  6. Usa las citas: Cuando estés contestando a una pregunta o comentario de un correo anterior, pon el texto que estás citando en formato de cita. No pongas el correo completo citado, como hacen algunos; sino solo las líneas que contienen el texto citado. Esto es especialmente clarificador cuando el mensaje tiene varios destinatarios. Hace los hilos mucho más fáciles de seguir. Evita que las citas se acumulen. Pon solo las imprescindibles.
  7. Utiliza una firma: Una firma es un texto que se añade siempre al final de los correos. Suele incluir el nombre completo del remitente y otros datos como la dirección y el teléfono del trabajo, los títulos o el cargo si se trata de un correo de la empresa o la URL de nuestra web ó nuestro ID del messenger y cosas así si el correo es personal. Suele variar según el correo sea oficial o personal. Incluir siempre esto personaliza mucho nuestros correos. No tiene por qué plantear un problema de privacidad si se usa correctamente.

Hasta aquí, las recomendaciones que considero imprescindibles. Ahora, unos consejos personales que yo aplico a mis correos y que mejoran, un poco más, la presentación.

  1. Justifica los párrafos: No todos los clientes soportan esto. Los usuarios de Unices pueden encontrar interesante el comando par.
  2. Firma digitalmente tus correos: Aprende qué es la firma digital y familiarízate con los programas que la implementan (PGP, OpenPGP, GnuPG, etc.). Esta utilidad garantiza la autenticidad y evita en parte el spam.
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One thought on “Consejos para escribir correos electrónicos presentables

  1. Por una vivienda digna

    El 14 de Marzo hubo una macro-manifestación de miles de personas en toda españa, de gente convocada por cadenas de emails de forma espontánea. Estamos viendo como sube el precio de las hipotecas, pero los sueldos continúan igual y cada vez la cosa pinta peor. ¿Por qué que la vivienda se está convirtiendo en un lujo cuando es un derecho fundamental? Es necesario frenar esta situación ¿¿Te vas a quedar sin hacer nada??¡ÚNETE O EL PRÓXIMO MUNDIAL TAMBIÉN LO VERÁS EN CASA DE TUS PADRES!

    EL DOMINGO 2 DE JULIO habrá una concentración, EN TODA ESPAÑA y será MACRO, legalizada, y para ‘jóvenes’ de 120 a 0 años. Porque tus padres también siguen pagando la hipoteca, y para que tus nietos no tengan que continuar pagando tu hipoteca:

    TODO EL MUNDO, EL 2 DE JULIO

    Ciudades, recorrido y hora:

    * MADRID, Puerta del Sol-Plaza de la Villa-Senado, 12 HORAS
    * BARCELONA, Plaza Catalunya -Plaza Sant Jaume, 19 HORAS
    * SEVILLA, recorrido por confirmar, 20 HORAS

    POR UNA VIVIENDA DIGNA, DIFUNDE ESTE MENSAJE, ¡¡PASALO!!

    http://viviendadigna.es/

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